営業活動メモを、次の行動が分かる記録にする
商談後のメモには「反応は良かった」「価格が少し厳しそう」「引き続きフォロー」と書かれている。本人には意味が分かる。翌週、別の担当者が読んでも、何を確認し、いつ連絡すればよいかは分からない。
営業メモは会話の議事録でも、担当者の感想文でもありません。次に動く人が、顧客へ同じことを聞き直さず、約束を落とさないための受け渡しです。事実、相手の判断、こちらの約束、次回日を分けます。
「反応が良い」を、観察した事実へ戻す
感想：価格には納得している様子。社内調整が必要そう。 事実：担当者は保守範囲のページを撮影し、「設備責任者へ金曜に見せる」と話した。 未確認：責任者が比較する条件と、会議後の回答日。
感想を禁止する必要はありません。ただし、事実と同じ欄へ書くと、次の担当が推測を事実として扱います。相手の発言、画面で確認したこと、こちらの解釈を分けます。
この図で決めること感想を削っても、次の人が連絡できれば営業メモは機能する。
完成例は、三段と一日付
事実：現行の点検表は拠点ごとに形式が違い、月末に本社担当が転記している。 相手の判断：今期中のシステム変更は難しい。次期予算向けなら比較したい。 こちらの約束：現行表を残したまま一覧化する例を、8月4日15時までに送る。 次回日：8月5日。資料受領と、予算説明に必要な項目を確認する。
このメモなら、約束を送る担当と、その後に聞くことが分かります。「引き続きフォロー」という状態名は要りません。
入力時間を短くするなら、項目を減らす前にタイミングを固定する
週末に一週間分を思い出して入力すると、相手の言葉と日付が抜けます。商談終了後、次の予定へ移る前の90秒で、三段と次回日だけ入れます。長い議事録や録音の整理は必要な案件だけ後から行います。
チームで同じ記録を読むなら、担当者ごとの略語と状態名を減らします。「A」「温度高」「様子見」では、次の行動が決まりません。顧客の判断と日付をそのまま書きます。
見積提出後の記録は未決定事項から追う方法へつながります。顧客一覧の列そのものを直すなら担当と次回日を共有する表、担当交代を控えているなら顧客別の引き継ぎカードへ三段メモを渡します。
次の商談が終わったら、会話を全部まとめようとしないでください。「確認できた事実」「相手が決めたこと」「こちらが約束したこと」を一行ずつ書き、約束の直後へ次回日を置きます。