業務整理・仕組み化
人の頭の中にある仕事を、みんなが使える形へ。
担当者しか分からない手順や、あちこちにある資料を整理します。業務の流れ、管理表、手順書を、現場で使える一つの形にまとめます。
業務整理・仕組み化を相談する01 — こんな状態なら
止まっているのは、こんな仕事です。
- 担当者が休むと、仕事の進め方が分からなくなる。
- 管理表が部署や人ごとに分かれ、同じ情報を何度も入力している。
- 引き継ぎたいが、何から書けばよいか決まらない。
02 — 引き受ける仕事
情報を整理して、仕事に使うものを作ります。
最初に整理すること
- 仕事の始まりから終わりまでの流れ
- 誰が、いつ、何を判断しているか
- 今使っている表、資料、連絡方法
できあがるもの
- 業務の全体が分かる流れ図
- 日々の仕事に使う管理表
- 迷いやすい判断をまとめた手順書
- 次の担当者へ渡せる引き継ぎ資料
03 — 得られる変化
頼んだあと、仕事はこう変わります。
- 01
仕事の全体が見える
担当者ごとの作業を並べ、どこで止まりやすいかを分かるようにします。
- 02
探す・聞く時間が減る
資料と判断基準を一つにまとめ、必要な情報へたどり着きやすくします。
- 03
人が替わっても続けられる
口頭でしか分からなかった手順を、現場で使う表と説明に直します。
04 — 進め方
話を聞くところから、使えるところまで。
- 01
今のやり方を聞く
仕事を知っている人から、実際の順番と困る場面を聞きます。
- 02
流れと判断を整理する
作業、担当、判断、使う資料を一つの流れに並べます。
- 03
表と手順にする
現場が毎日使える管理表と、迷ったときに見る手順を作ります。
- 04
実際に使って直す
現場で使い、抜けや二度手間が出たところを直します。