見積後の再連絡は、何を確認してから送る？

見積を送ってから十日。先方から返事はない。営業会議では「来週、もう一度聞いてみます」と答えたものの、送れる文面は「ご検討状況はいかがでしょうか」しか浮かばない。

このとき足りないのは、気の利いた催促文ではありません。見積提出時に、相手がまだ決めていなかったことの記録です。仕様、社内会議、予算時期、ほかの選択肢。どの空欄で止まったかが分かれば、再連絡は状況確認から一つの質問へ変わります。

「提出から何日」で一律に追うと、話が戻る

同じ日に二件の見積を出しても、次に連絡する日は同じとは限りません。一件は三日後の会議で比較され、もう一件は翌四半期の予算で検討されるかもしれません。七日後、十四日後という社内ルールだけで追えば、早すぎる案件と遅すぎる案件が混ざります。

見積書、提出メール、商談メモを開き、次の四つへ日付か相手の言葉が残っているかを見ます。

日付が一つあるなら、その直前か直後に連絡します。全部空欄なら、状況を聞く前に「いつ判断する案件か」を尋ねます。

提出日より、未決定事項から追う見積後の再連絡を決める分岐止まっている場所に合わせて質問を一つ選び、返事の後に置く日付まで決めます。

01仕様が未決定比較中の条件を一つ聞く

02社内判断待ち会議日と必要資料を聞く

03予算時期待ち予算が動く月を聞く

04優先度が低下再開条件か見送りを確かめる

この図で決めること質問と次回日が対になれば、催促を確認へ変えられる。

「検討中です」と返されたあと、また止まる文面は役に立ちません。質問は、相手が短く答えられ、その回答によってこちらの仕事が変わる形にします。

先日お送りした見積について、こちらで用意する材料を確認したく連絡しました。現在は、仕様の比較中、社内日程の調整中、今期は見送り、のどれに近いでしょうか。比較中でしたら、確認したい条件を一つ教えてください。見送りの場合も、その旨だけお返しいただければ、こちらからの連絡を止めます。

見送りを選べない文面は、相手に説明の負担を残します。こちらも「検討中」の案件を抱え続けます。断りや保留を答えられるようにしておく方が、次に追う案件を正しく選べます。

送信前に、返事ごとの動きを営業記録へ置きます。

提出時点で前提が曖昧だった案件は、見積依頼の受付で確認することまで戻ると、次から同じ空欄を減らせます。相手担当者が社内説明で止まっているなら、社内検討に渡す一枚を添える理由があります。見送りの言葉が取れた案件は、失注理由を次へ残す方法で事実と推測を分けます。

今日開くのは、最も古い見積とは限りません。提出時の未決定事項が一つ見える見積を選び、その一項目だけを聞く文面と、返答後の日付をセットで作ってください。