保守契約・サブスク更新の案内を、満了前に準備する

保守契約の満了が月末に迫り、慌てて更新案内を送る。相手は社内確認に時間が必要で、こちらは条件変更の説明も準備できていない。満了日は分かっていたのに、準備だけが直前になります。

更新案内は、満了日の通知だけで済ませず、継続するか変えるかを相手が判断するための準備にします。90日前から利用状況、60日前に条件、30日前に手続きへ分けると、更新の連絡が事務作業から会話へ変わります。直前に案内すると、値上げ、範囲変更、解約相談のどれにも余白がありません。

満了前に置く確認時期

0190日前利用状況と未解決を確認

0260日前条件変更と社内説明を準備

0330日前手続きと窓口を確定

04満了日継続、変更、終了を記録

この図で決めること更新案内は、満了日の通知より前に始まる。

更新案内で混ぜない三つの話

満了日だけを管理している表では、この三つが同じタイミングで押し寄せます。契約一覧には、満了日とは別に「利用確認日」「条件案内日」「手続き確認日」を置きます。

90日前の確認文

現在のご利用状況を確認し、次回更新時に条件を変える必要がないか確認したく連絡しました。 直近で使いにくかった点、利用頻度が変わった点、契約範囲へ追加したい作業があれば教えてください。 契約条件の変更が必要な場合は、満了60日前までに案をお送りします。

この段階では、更新してくださいと迫りません。利用状況、困りごと、次回の判断材料を聞きます。条件変更がありそうなら、60日前に出す資料の準備へ進めます。

契約一覧へ、満了日以外の列を足す

1. 満了日の90日前、60日前、30日前を自動で見える列にする。
2. 利用状況と問い合わせ履歴を、契約更新の前に一度見る。
3. 条件変更がある契約は、値上げ、範囲変更、支払条件、担当窓口を分ける。
4. 顧客側の稟議や発注期限を聞き、30日前の手続き確認に入れる。
5. 通知期限や手続きは契約書と社内ルールで確認し、本文で断定しない。

直前案内になった場合の戻し方

• まず満了日、現在の契約範囲、継続可否の回答期限を短く整理する。
• 条件変更がある場合は、何が変わるか、いつから変わるか、相手の確認が必要な点を分ける。
• 解約や縮小の相談が出たら、利用状況と困りごとを聞き、更新可否だけで判断しない。
• 請求や自動更新の扱いは、契約書と会社の正式な運用に合わせる。

更新案内は営業機会でもありますが、顧客の不意打ちになってはいけません。早めに利用状況を聞くことで、継続、条件変更、終了のどれでも整理して進められます。

既存顧客の節目管理は既存顧客へ連絡する時期を決める、既存顧客の利用変化からフォロー対象を選ぶ、価格改定前に取引先へ渡す材料も確認してください。

満了直前の案内は、相手にも自社にも余白がありません。まず次の三か月で満了する契約だけを並べ、90日前の確認文から作ってください。