既存顧客へ連絡する時期を、担当者の記憶から外す

「しばらく連絡していない顧客へ、そろそろ電話しよう」。この決め方では、担当者が忙しい月ほど連絡が消えます。三か月ごとの定期連絡にしても、相手に聞くことがなければ「その後いかがですか」で終わります。

次回日は、自社の営業周期から作るより、顧客の仕事に変化が起きる節目から作る方が自然です。納入後の初回使用、繁忙期、予算編成、定期点検、契約更新。相手が確認や判断をする少し前なら、連絡する理由が最初からあります。

請求書より、顧客の年間予定を見る

既存顧客の記録から、次の出来事を探します。

「年に四回連絡する」という回数は、管理の目安にはなります。ただし、顧客にとっての意味はありません。四回のうち二回にしか理由がないなら、その二回を外さない管理へ変えます。

三か月ごと、から抜け出す顧客の節目で作る連絡カレンダー自社の都合で周期を決めず、顧客側で確認や判断が必要になる出来事を予約します。

01納入・開始想定どおり使えるかを聞く

02繁忙期前止められない期間と備えを聞く

03予算前次期の検討材料が必要かを聞く

04点検・更新前修理、継続、更新の比較時期を聞く

この図で決めること次回日は、顧客に変化が起きる日の少し前に置く。

長い履歴を要約し直す必要はありません。各社の先頭に、未来の一行を置きます。

次回日：9月3日理由：10月の定期点検前に、前回交換した部品の使用状況を確認聞く相手：現場責任者返事の後：異常なしなら次回点検日へ。変化ありなら保守担当へ渡す

日付だけの行は、当日に何を話すか考え直すことになります。理由だけの行は、忙しいと先送りします。「誰へ、何を聞き、返事の後にどこへ渡すか」まで書くと、担当者が変わっても連絡できます。

既存顧客へ連絡すると、追加提案をしなければいけないと考えると、話題がない月は避けたくなります。提案がなくても、次の問いなら顧客の運用を確認できます。

前回のお打ち合わせでは、繁忙期だけ確認作業が増えると伺いました。今季も同じ状態か、運用が変わったかを確認させてください。

ここで返ってきた変化が、改善要望なら顧客要望の返答と再発条件へ、設備の使用後差分なら納入後フォローへ渡します。点検履歴の変化が重なるなら、保守履歴から技術確認候補を選ぶ段階です。

最初の対象は、売上上位の全社ではありません。次の三か月に顧客側の節目がある五社を選び、節目の一〜二週間前へ連絡日を置きます。定期連絡を増やすより、理由のある日を落とさない方が、会話は続きます。