工場営業事務の受注・出荷・在庫確認を、同じ行で渡す
工場の営業事務には、電話、メール、FAX、営業担当からの口頭連絡が集まります。注文を受けた時点では分かったつもりでも、在庫を見る人、納期を返す人、出荷指示を出す人、原材料を手配する人、請求を見る人は、別の情報を必要とします。
受注管理を「注文を入力する作業」と見ていると、後工程で聞き直しが増えます。最初の一行に、後で使う確認欄を入れておきます。
受注行に、後工程の空欄を先に置く
受注直後に全部を確定できなくても構いません。大事なのは、未確認のまま次へ渡っている欄が見えることです。
この図で決めること注文の一行に後工程の空欄を置けば、聞き直しが見える。
| 欄 | 記入すること | 次に渡す相手 |
|---|---|---|
| 受注元 | 電話、メール、FAX、営業経由、代理店経由 | 営業、請求 |
| 注文内容 | 品番、数量、仕様、希望納期、納品先 | 在庫、製造、出荷 |
| 在庫確認 | 引当可否、残数、代替、分納可否 | 納期回答、出荷 |
| 納期回答 | いつ、誰が、何を返したか | 顧客対応、営業 |
| 出荷指示 | 出荷日、便、梱包、送り状、同梱物 | 倉庫、配送 |
| 購買・製造 | 原材料発注、製造予定、外注確認 | 製造、購買 |
| 請求・入金 | 売上基準、請求先、締め日、入金予定 | 経理 |
注文内容だけを先に入力し、在庫や出荷を別メモで追うと、同じ注文を何度も探すことになります。一行の中で「未確認」と「確認済み」を分けます。
「前回と同じ」は、何が同じかを書く
工場の受注では、「いつもの仕様で」「前回と同じ場所へ」「先月と同じ条件で」と言われがちです。便利な言葉ですが、そのまま出荷へ渡すと危険です。
| 相手の言葉 | 分解する欄 | 確認例 |
|---|---|---|
| 前回と同じ品番 | 品番、仕様、ロット、単価 | 前回ロットから仕様変更なしでよいか |
| いつもの場所 | 納品先、受取時間、担当者 | 倉庫Aか工場Bか、午前指定か |
| 急ぎで | 希望日、分納可否、代替可否 | 何日までに何個必要か |
| いつもの請求 | 請求先、締め、注文書有無 | 注文書番号は今回も必要か |
電話注文の受け方は電話注文の聞き漏れを防ぐ受注メモで扱っています。ここでは、電話に限らず、工場事務が受けた注文を出荷と購買までつなぐ行にします。
出荷前の確認は、顧客へ返す言葉まで持つ
出荷準備で問題が見つかったとき、社内だけで騒いでも顧客へ返す言葉が決まりません。出荷前チェックには、顧客へ返す選択肢を持たせます。
出荷前の戻しメモ 問題: A品番の在庫が20個不足。 社内確認: 追加製造は最短で来週火曜。代替品Bは本日出荷可。 顧客へ返す案: 先に80個を出す、代替品を混ぜる、全数を来週火曜にそろえる。 返答期限: 今日15時。 判断者: 営業責任者。価格変更があれば経理確認。
J-Net21は、販売・仕入管理を見積、受注、出荷、売上、請求、入金までの一連の業務として説明しています。工場営業事務の一行は、この一連のどこへ渡す情報かを見えるようにするためのものです。
受注後に現場へ約束を合わせる段階は営業から現場へ渡すキックオフ一枚へ、顧客ごとの担当や次回日を共有する場合は顧客管理表を全員が更新できる列にする方法へつなげます。
参考資料
次に受ける注文で、受注行に「在庫確認」「納期回答」「出荷指示」「購買・製造」「請求・入金」を置きます。空欄が残っていれば、聞き直しを失敗扱いにせず、次に確認すべき仕事として見えます。