見積依頼を受けたら、金額を出す前に聞くこと

「概算でいいので、今日中にお願いします」。急いで過去案件の単価を当て、金額を返す。翌日、数量が違い、現地工事が必要で、希望日は繁忙期だと分かる。早く出した見積ほど、訂正の説明に時間がかかる。

早い受付と、前提が曖昧な金額回答は分けられます。依頼を受けた時点で、確定、未確定、確認先、回答時刻を返せば、相手を待たせずに積算の手戻りも減らせます。

受付時に、六項目を確定と未確定へ分ける

すべてを聞き終えるまで受付を返さない必要はありません。「本日受け取りました。数量と工事範囲を確認し、明日15時までに概算条件をお返しします」と、次の時刻を先に約束します。

早い返事と、急いだ金額を分ける見積受付で前提を露出させる依頼を受けたら、確定していることと回答待ちを分けてから積算へ渡します。

01依頼目的、対象、希望日を受け取る

02未確定数量、範囲、現場条件を空欄で残す

03確認回答者と回答期限を決める

04見積条件含む・含まない・有効期限を書く

この図で決めること空欄を隠さない受付が、提出後の値戻りと手戻りを減らす。

確認できない項目を社内で推測し、見積書に書かないことが手戻りを生みます。空欄は、回答待ちか見積前提として表に出します。

目的：次年度予算の比較用数量：10台で仮置き、最終数量は現地確認後含む：本体、標準設定含まない：既設撤去、追加配線、休日工事回答待ち：搬入経路を顧客設備担当へ8月2日確認概算回答：8月3日15時

概算なら「概算」と書くだけで足りません。どの前提が変わると金額や納期が変わるかを添えます。確定見積へ移る条件も書きます。

営業が目的、技術が仕様、現場が工事条件だけを見ると、別々の空欄が残ります。受付メモの先頭に「相手がこの見積で何を決めるか」を置き、次に対象、範囲、制約、未確認を並べます。技術へ相談する内容がある場合は、決めてほしいことを先頭に置く五行へ渡します。

見積提出後の追客は、未決定事項から再連絡を作る方法で、受付時の空欄をそのまま使えます。相手が社内で比較する材料を求めているなら、社内検討の判断票へ条件と未確定を移します。

次に来た見積依頼へ、すぐ金額を返す前に「この見積で何を決めますか」と一問だけ聞いてください。答えが取れたら、確定している項目と回答待ちを分け、次に返す時刻まで受付メールへ書きます。