発注書を受け取ったら、受領メールで五つの条件を確認する

発注書が届くと、まず「受領しました。手配を進めます」と返信したくなります。けれど、その一通だけで社内へ回すと、見積番号、数量、納期、支払条件、着手前の確認が別々の場所に残ります。後から現場や経理に聞かれ、営業がもう一度メールを探すことになります。

発注書の受領メールは、到着の報告で終えません。相手へは安心を返し、自社には着手できる条件を残す一通にします。長い説明を増やさず、見積と発注書を結ぶ五行をそろえます。

受領メールに入れる五行

発注書の本文を写すだけでは、見積との関係が残りません。受領メールの五行に見積番号を入れると、営業、受発注、現場、経理が同じ根拠へ戻れます。

返信前に、一致と保留を分ける

発注書を受け取った時点で、すべてを確定できるとは限りません。大事なのは、手配へ回せる行と、確認してから進める行を同じ返信で分けることです。

「確認します」で止めると、相手はいつまで待てばよいか分かりません。返信には、誰がいつまでに何を返すかを置きます。

受領メールの完成例

発注書 PO-2026-0814 を受領しました。ご発注ありがとうございます。 当社見積 Q-2026-0801 第2版に基づき、標準品A 200個と設置作業一式として受付します。 納期は発注書記載の9月10日を目標に、部材の確保状況を8月16日15時までに確認して回答します。 1点だけ、支給図面の最新版が見積時点と同じか確認させてください。 図面が変わらない場合は上記条件で手配を開始し、変更がある場合は影響範囲を確認して再度ご連絡します。

この文面は、相手へ発注が届いた安心を返しながら、自社の着手条件も残します。納期をまだ確約できない場合は、目標日と回答時刻を分けて書きます。

差があるときは、受領と訂正依頼を分ける

発注書に差があるとき、受領自体を曖昧にすると相手も社内手続きを進めにくくなります。受け取った事実、進められる部分、止める部分を分けます。

差が大きい場合は、注文書と見積の食い違いを着手前に止めるへ戻り、行番号ごとに照合します。受領メールで無理に全部を解決しない方が、後の修正は少なくなります。

社内へ渡す一行を同時に作る

受領メールを書いたら、そのまま社内の受注管理へ一行を残します。

受注番号: PO-2026-0814。見積: Q-2026-0801 第2版。 着手可: 標準品Aの在庫確認。 保留: 支給図面の最新版確認。 顧客回答待ち: 8月16日15時まで。 次に返すこと: 納期回答と、図面変更時の影響範囲。

この一行があると、営業が不在でも「何を待っているか」が分かります。受注後に現場へ渡す内容は営業から現場へ渡すキックオフ一枚で整理できます。納品直前の確認は納品前メールで当日の戻りを減らすへ進みます。

次に発注書を受け取ったら、受領メールを送る前に五行を埋めてください。見積番号、受けた範囲、保留する条件、次回連絡が同じ一通にあれば、発注書は社内で動ける注文に変わります。