紹介・代理店経由の相談を、社内で迷子にしない受け渡し

協力会社から「相談したい会社がある」と連絡が来た。代理店から見込み客の話が来た。社長同士の紹介で、連絡先だけ先に届いた。ありがたい話なのに、担当が決まるまで数日空き、紹介元にも相手にも返事が遅れる。

紹介・代理店経由の相談は、通常の問い合わせより関係者が多い仕事です。紹介元、相談相手、社内担当、場合によっては現場確認者もいます。最初の一枚で、誰に何を確認し、どこまで話してよいかを決めます。

紹介・代理店経由の受け渡し紹介元誰から来た話か、進捗報告が必要かを最初に分ける。取得経緯連絡先と相談内容を、どの範囲で受け取ったか確認する。本人確認相手本人が連絡を望んでいるか、最初に触れてよい話題を聞く。初回連絡社内担当、初回期限、紹介元への返事を同じ日に決める。

紹介案件が止まる場所

紹介案件が止まるのは、営業力の問題だけではありません。紹介元への返事、相談相手への初回連絡、社内担当の決定、取得経緯の確認が同時に起きるからです。

よくある詰まりは三つです。

この三つが曖昧なまま営業表へ入れると、相手を待たせるだけでなく、紹介元との関係も弱くなります。

紹介元の言葉をそのまま営業判断にしないことが大事です。紹介元は善意でつないでくれますが、相手本人がどこまで話したいか、どの窓口へ連絡してよいかは別に確認します。

ご紹介ありがとうございます。
こちらで一度お話を伺います。先方へ連絡してよい窓口と、最初に触れてよい相談内容を確認させてください。社内担当が決まり次第、こちらから初回連絡します。

この返事では、すぐ商談に進めるより前に、連絡してよい範囲を確認しています。紹介元への敬意と、相談相手への配慮を同時に置くためです。

紹介案件は、初回の温度が下がる前に返す必要があります。受け取った日に決めるのは、詳細な提案内容ではありません。

紹介を頼む前の準備は紹介依頼の準備、初回返信の型は問い合わせの初回返信へつなげます。紹介先を顧客管理表へ入れる場合は、顧客管理表の共有で担当と次回日も決めます。

個人の連絡先を受け取る場合は、本人の同意、取得経緯、紹介元との関係を確認します。名刺やメールを転送された場合も、営業リストへ入れる前に利用範囲を見ます。個人情報保護委員会の第三者提供ガイドラインでは、提供を受ける場合の取得経緯確認や記録について整理されています。

次に紹介が来たら、すぐ営業表へ入れる前に「本人が望んでいる連絡か」を一行で確認します。それだけで、紹介元、相談相手、社内担当の三者が同じ前提で動けます。