紹介・代理店経由の相談を、社内で迷子にしない受け渡し
協力会社から「話を聞いてほしい会社がある」と連絡が来る。社長は営業へ転送し、営業は紹介元へ詳細を聞き、相談相手にはまだ連絡しない。二日後、紹介元から「先方へ連絡しましたか」と確認が来る。ありがたい接点ほど、関係者が多くて最初の責任が曖昧になります。
紹介案件の初日に目指すのは商談化ではありません。紹介元、相談相手、社内担当が、どこまで話してよいか、誰がいつ連絡するかを同じ日に共有することです。
この図で決めること商談化を急ぐ前に、三者の期待と連絡範囲を合わせる。
紹介元へ、受取と不足をすぐ返す
ご紹介ありがとうございます。本日、当社の営業担当を決め、先方が希望される連絡方法を確認したうえでご連絡します。先方へ最初に触れてよい相談内容と、進捗をどこまでご報告すればよいか教えてください。
「詳細をください」だけでは、紹介元が営業ヒアリングを代行することになります。最初に必要なのは、連絡してよい相手か、触れてよい話題、紹介元への報告範囲です。
三者の欄を、別々に埋める
| 相手 | 初日に確認すること | 決める時刻 |
|---|---|---|
| 紹介元 | 接続の目的、話題、報告範囲 | 受取から二時間以内 |
| 相談相手 | 連絡希望、窓口、最初に聞きたいこと | 本人の了承後 |
| 社内担当 | 初回担当、聞く一問、連絡時刻 | 当日中 |
紹介元の説明を、相談相手本人の希望として扱いません。「費用を見直したいらしい」と聞いても、最初の連絡では「費用見直しのご相談ですね」と決めつけず、「今回、最初に確認したいのは費用、時期、進め方のどれに近いですか」と確かめます。
受け渡し票の完成例
紹介元：協力会社。初回接続までの報告を希望。 相談相手：本人がメール連絡を希望。連絡先は紹介元経由で取得。 触れてよい話題：見積作成に時間がかかる状況。顧客名や金額は未共有。 社内担当：営業の田中。 初回連絡：本日16時。「最も時間がかかるのは受付、技術確認、積算のどこか」を聞く。 紹介元への返事：初回連絡を行った事実まで。当事者の相談内容は本人確認なく戻さない。
進捗報告の名目で、相談相手の内容を紹介元へ必要以上に戻さないことも大切です。個人情報保護委員会のガイドラインは、第三者提供を受ける際の取得経緯の確認・記録を整理しています。個別の提供可否は、情報の種類、本人の同意、契約関係、適用される例外を確認してください。
紹介を頼む側の準備は転送文と断りやすさを作る方法、初回返信は担当と回答時刻を返す方法へつなぎます。営業一覧へ入れた後は担当・判断・約束・次回日を共有する表で責任を見えるようにします。
参考資料
次の紹介を受けたら、営業表へ登録する前に「本人が望む連絡か」「最初に触れてよい話題」「紹介元へ戻す範囲」を三行で確認します。三者へ次の時刻を返せたとき、受け渡しが終わります。