受注残管理表で、納期回答と請求漏れを同時に減らす

受注は入っている。出荷予定も現場にはある。けれど営業は納期を答えられず、経理は請求できたか別の表を見に行く。受注残が、部門ごとに違う意味で管理されています。

受注残管理表は、納期だけを見る表にすると途中で切れます。受注、手配、出荷、検収、請求を同じ行で持てば、顧客回答と請求漏れを同時に見られます。営業、現場、経理が同じ行を見られる状態にすることが目的です。

受注残表に残す状態

01未回答顧客への回答日を置く

02手配中確認先と再確認日を書く

03出荷済み検収と請求へ渡す

04差し戻し理由と再回答日を残す

この図で決めること納期回答と請求は、同じ受注行から見る。

部門ごとに意味が違う列をそろえる

それぞれが別の表を持つと、受注後の状態がずれます。最初から完璧なシステムにしなくても、同じ受注番号をキーにして、各部門が見る日付を同じ行へ置きます。

一行で追う例

受注日: 8月1日。顧客回答期限: 8月3日。手配確認先: 製造担当。 出荷予定: 8月20日。検収予定: 8月22日。請求予定: 8月末。 未回答理由: 部品納期待ち。再確認: 8月5日午前。

この一行があれば、営業は顧客へ「確認中です」だけで返さず、再確認時刻を伝えられます。経理も出荷後に請求列を見れば、請求漏れを早く拾えます。

請求列を後ろに置きすぎない

1. 納期回答日と請求予定日を同じ行に置く。
2. 未回答の理由は自由記述にせず、選択肢と補足へ分ける。
3. 出荷済みで請求日が空欄の行を、週次で必ず見る。
4. 検収条件がある案件は、検収予定日と検収担当を入れる。
5. 差し戻しになった場合は、理由、担当、再回答日をセットで残す。

週次で見るフィルター

• 顧客回答期限を過ぎているのに回答済み日が空欄。
• 出荷予定日が今週なのに手配確認先が空欄。
• 出荷済みなのに検収日または請求予定日が空欄。
• 差し戻し理由が入っているのに再回答日が空欄。

受注残表は、件数を眺める表ではありません。期限切れ、未回答、請求漏れの行を見つけ、担当者が次に動く表です。週次会議では、全部の行を読むより、この四つのフィルターを先に見ます。

受注から出荷までの受け渡しは受注、出荷、在庫確認を同じ行で渡す、注文書と見積の食い違いを着手前に止める、納品前確認メールで手戻りを減らすも確認してください。

受注残は、残っている注文数を数えるためだけの表ではありません。次に顧客へ何を答え、社内でどこへ渡すかを同じ行で見る表です。