イベント機材の設営準備を、当日のトラブル対応まで含める
倉庫で機材をそろえ、会場へ運び、設営して、本番を回し、撤収する。イベント機材の仕事は、準備リストだけでは終わりません。機材が足りるかよりも、本番中に止まったら誰が何を見るか、撤収時に何を戻すかまで決まっているかが問われます。
「持っていくものリスト」を作っても、会場で判断することが別に残っていると、経験者へ電話が集まります。準備表を、本番対応と撤収確認まで含めた一枚に変えます。
この図で決めること機材名の横に異常時と撤収を置くと、次回準備まで短くなる。
機材名の横に、当日判断を書く
機材リストは、数量確認だけでなく、当日の役割と異常時の戻し先を持たせます。
| 欄 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 機材 | 本体、ケーブル、予備、工具 | LEDパネル、予備モジュール、電源ケーブル |
| 使う場面 | 仕込み、本番、予備、撤収 | 開場前テストと本番表示 |
| 設置条件 | 電源、固定、導線、雨風、熱 | 電源容量と避難導線を確認 |
| 異常時 | 誰が、何を、どこまで直すか | 表示不良は予備交換。電源異常は責任者へ戻す |
| 撤収 | 返却先、破損確認、紛失確認 | ケースごとに写真で確認 |
機材担当が知っている「これは予備」「これは会場で使わない」を、現場の人が読める欄にします。予備品も、どの異常に対する予備なのかを書きます。
本番中のトラブルは、連絡順を先に決める
本番中に起きる問題は、急いでいるほど全員が同時に動きます。だから、トラブル表には優先順位を置きます。
| 起きたこと | 最初に見ること | その場でしないこと |
|---|---|---|
| 映像・表示が出ない | 電源、入力、予備系統、直前変更 | 原因不明のまま設定を広く変える |
| 音が出ない | ミュート、接続、会場側設備 | 本番中に配線を抜き差しし続ける |
| 発熱・におい・煙 | 電源停止、周囲退避、責任者連絡 | 使用継続の判断を現場だけで行う |
| 進行変更 | 変更内容、表示・音響への影響 | 口頭だけで全スタッフへ流す |
安全に関わる兆候は、演出や進行より優先します。消防庁の消防白書では、屋外イベント会場等の防火対策として、火気器具を扱う際の消火器準備や、一定の大規模イベントで防火担当者選任・業務計画作成等が示されています。会場、自治体、内容によって条件は異なるため、記事の表を法令判断の代わりにはしません。現場ごとの正本を必ず確認します。
撤収後の記録が、次回準備を短くする
イベントが終わると、次の現場へ急ぎたくなります。しかし、撤収時の破損、紛失、使わなかった予備、現場で足りなかった部材を残さないと、次回も同じ準備を一から考えます。
撤収メモ 使った予備: 電源ケーブル2本。 使わなかった予備: 映像変換器1式。次回も必要。 破損・汚れ: パネルケース1個。倉庫で確認。 次回増やすもの: 養生テープ、短い延長コード。 現場判断: 進行変更時の表示指示が口頭だけだったため、次回は変更受付担当を一人置く。
店舗イベントの企画そのものは店舗イベント企画をやって終わりにしない方法で扱います。現場写真を報告へ使う場合は現場写真を進捗確認と完了報告に使う記録へ、判断を誰へ戻すかが曖昧な場合は社長しか分からない仕事の引き継ぎで権限を分けます。
参考資料
次の設営準備では、機材名の横に「異常時」と「撤収」を足します。倉庫でそろえたものが、本番中の判断と次回準備へ戻るようになります。