展示会・イベント
展示会の準備と会期後の営業フォロー
出展要項、制作物、申請、事前案内、当日の記録、会期後の連絡を一つの進行表にまとめました。会期前の反応と会場での会話から、会期後に連絡する相手と順番を決めています。
展示会の準備を相談する目的
この仕事の目的
展示会で得た反応や会話を、会期後の営業へ確実につなげるにはどうするか。
進めるうえでの課題
- 主催者の締切、制作物の発注、社内確認が連動し、一つ遅れると当日までの準備全体へ影響した。
- 事前案内、ブースでの会話、会期後の連絡が別担当になり、相手の反応が途中で切れていた。
- 前回の作業と判断が残らず、出展のたびに同じ確認を最初から繰り返していた。
実施前の状況
- 前回の出展準備が、担当者のメールと記憶に残っていた。
- 案内への反応と、会場で話した内容が別々に管理されていた。
- 会期後に誰へ何を送るか決まらないまま、数日が過ぎていた。
方針
決めた方針
- 開催日、印刷、申請、社内確認の締切から準備順を決めた。
- 来場者と案内へ反応した会社を、会期前後の営業対象にした。
- 会場で話した内容と次の約束を記録項目にした。
実施内容
実際に行ったこと
- 01
出展要項から申請、制作、手配、当日運営の作業を洗い出しました。
- 02
ポスター、配布資料、名刺、備品を、確認と発注の期限から並べました。
- 03
案内メールから来場登録へ進む導線を作り、配信後の反応を確認しました。
- 04
反応した会社を抜き出し、会期前後に電話する順番と話す内容を決めました。
- 05
会場での会話、関心、次の約束を記録し、会期後の連絡に使えるようにしました。
成果物
作成・使用したもの
申請
制作
案内
会期
追客
数か月前
会期後
- 出展準備ボード
- 申請、制作、発注、当日運営を、担当と締切で一つに管理する進行表。
- 制作と発注の逆算表
- 確認待ちを含めて、印刷物と備品を必要な日に間に合わせる工程表。
- 事前案内と来場導線
- 出展告知、来場登録、反応確認をつなぐ案内導線。
- 会話記録とフォローリスト
- 会場での会話と事前の反応から、会期後に連絡する相手と順番を決める一覧。
実施規模
- 準備項目
- 数十項目
- 準備開始
- 会期の三か月ほど前
- 事前案内
- 数百社
- 会期前後に連絡した会社
- 数十社
結果
実施後の変化
変わったこと
- 当日までに残る作業と確認待ちが見え、担当者以外も遅れを拾えた。
- 案内に反応した会社と会場で話した相手を、同じ一覧で追えるようになった。
- 会場での会話と次の約束を見ながら、会期後の連絡を始められた。
会社に残ったもの
- 次回出展で再利用できる準備と発注の工程
- 事前案内から来場、反応確認までの導線
- 会話内容と次の約束を営業へ渡す記録項目